Tipos de comunicación – Cuáles son y trucos para mejorarlos

Nos comunicamos constantemente en cada momento, a través de varias formas, canales, gestos y expresiones, todo como un reflejo natural de nuestro ser. Pero aunque es completamente voluntario, nuestra comunicación no siempre es consciente. A veces nos comunicamos sin darnos cuenta, lo que lleva a expresiones engañosas o incluso conflictivas de nuestro carácter.

Y ahí está la clave de la comunicación superlativa: la conciencia. Si podemos ser constantemente conscientes de las sutiles señales de comunicación que enviamos a cada momento, podemos alinear esto para reflejar lo que queremos expresar. Nuestra comunicación ya no es accidental, ¡es completamente consciente!

Así que vamos a dar un paso atrás y te preguntaremos:

  • ¿Eres consciente de que te estás comunicando a cada momento? ¿Contigo mismo, con los demás, con la naturaleza?
  • ¿Eres consciente de las diversas expresiones de tu comunicación?
  • Y finalmente, ¿estás comunicando constantemente lo que quieres comunicar, de la manera en que quieres hacerlo?

A menudo, las respuestas que recibimos a estas preguntas que nos hacen pensar son mixtas, tendiendo a un inseguro «No». A través de este post, abordamos este dilema. Echamos luz sobre los diversos tipos de comunicación y sus expresiones, para que puedas desarrollar una conciencia súper despierta en torno a tu comunicación.

Hay al menos 6 tipos distintos de comunicación: no verbal, verbal-oral-cara a cara, verbal-oral-distancia, verbal-escrita, formal e informal. Añade a esto las ilimitadas oportunidades que ofrece la superautopista de Internet, y tendrás una mina de oro absoluta de posibilidades de comunicación!

En sucesivas secciones de este post, destacamos los finos matices de estas distintas expresiones para que su comunicación sea consciente, enfocada y poderosamente efectiva.

Tipos de aptitudes de comunicación

Este tipo de comunicación también se denomina «comunicación oficial» y abarca toda la gama de expresiones verbales que responden a una necesidad formal.

Así es:

  • Conducido a través de un canal predeterminado. Por ejemplo, un gran número de interacciones dentro de tu profesión, la comunicación financiera (desde y hacia tu banco, acreedores, deudores, etc.) y las expresiones jurídicas son ejemplos de comunicación formal.
  • Requiere más tiempo que la comunicación no formal, ya que sigue un protocolo de comunicación particular.
  • Incluso en los casos de expresiones orales (en reuniones, seminarios, etc.), a menudo está respaldada por la comunicación escrita que puede aportar pruebas documentales de la conversación oral. (Esta comunicación escrita puede ser tan simple como un acta de reunión, hasta tan compleja como una grabación detallada).

La comunicación formal constituye el núcleo de nuestra vida profesional (aunque no toda la comunicación profesional es formal). Por lo tanto, convertirse en un experto en este tipo de comunicación es fundamental para el progreso y el éxito profesional. A continuación, te ofrecemos consejos sencillos para sobresalir en tu expresión y en tu profesión.

  • Comienza por aclarar el propósito de tu comunicación.
  • Ya sea que uses una expresión oral o escrita, sigue siempre una estructura bien definida que pueda ser fácilmente entendida por tu audiencia.
  • Mantén tu tono abierto, profesional y amigable.
  • Termina repitiendo lo que esperas causar a través de esta comunicación: aclaración de tu postura, respuestas a las preguntas, una llamada a la acción, etc. Aclara también las limitaciones que se aplican a esta comunicación (como la confidencialidad, el plazo de respuesta, etc.)
  • Por último, agradece a tu audiencia por su escucha. (Esto funciona bien también para la comunicación escrita).

Comunicación informal

Espontánea y fluida, sin ningún protocolo o estructura formal. Por lo tanto, este tipo de información también es menos fiable o precisa.
Un canal de comunicación que se propaga como un incendio forestal, ya que no hay reglas formales a seguir.
En su mayoría oral, sin pruebas documentales. Debido a esto, muchos socavan el valor de la comunicación informal, llamándola simplemente » cotilleo».

A pesar de sus inconvenientes, la comunicación informal se considera «fácil de usar» y, por lo tanto, ofrece enormes ventajas cuando se utiliza con prudencia. Por ejemplo, consideremos el ejemplo en el que una empresa es atendida por 3 proveedores diferentes. Los empleados pueden conocer los horarios del servicio, las normas y los reglamentos mediante una comunicación formal enviada por la dirección de la empresa. Pero se darán cuenta del servicio de catering preferido del día a través de la comunicación informal de amigos y colegas. Este tipo de comunicación, por lo tanto, sirve bien cuando se quiere controlar o fomentar las opiniones, ideas y expresiones positivas, sin que parezca que han sido «impulsadas» por la dirección.

En los tiempos modernos, las redes sociales de fuentes «no oficiales» (como sus fuentes personales de Facebook y Twitter, LinkedIn, etc.) son poderosas fuentes de comunicación informal y a menudo se utilizan para formar la opinión pública.

Comunicación oral (cara a cara)

La comunicación oral cara a cara es el tipo de comunicación más reconocido. Aquí, lo que expresas viene directamente de lo que hablas. De nuevo, puede ser formal o informal: con tus amigos y familia, en una reunión o seminario formal, en el trabajo con tus colegas y tu jefe, dentro de tu comunidad, durante presentaciones profesionales, etc.

Este tipo de comunicación tiene algunas peculiaridades

  • Mejora con la práctica. Cuanto más practiques con conciencia, más control tendrás sobre tus expresiones orales.
  • A pesar de todos los ensayos pasados, la comunicación oral te ofrece una oportunidad en el momento presente para afinar, revisar, revocar y arreglar lo que expresas. Por lo tanto, es el tipo de comunicación más poderoso y puedes trabajar a favor o en contra de ti.
  • Compromete a tu audiencia más que otros tipos de comunicación. El oyente (o una audiencia) a menudo espera hablarte a ti con comunicación oral, permitiendo la comunicación de dos vías más que cualquier otro canal.

Para una comunicación superior cara a cara,

  • Siempre mira a los ojos de tu público con confianza, convicción y franqueza.
  • Practica ante un espejo para perfeccionar tu tono y expresiones, para que se ajusten al mensaje que quieres transmitir. Estas dos facetas a menudo transmiten más que tus palabras.
  • Practica usando el juego de roles. Esto significa que incluso cuando ensayes ante un espejo, pregúntate sinceramente: «¿Estoy listo para recibir este mensaje con este tono y expresión?» Si no estás convencido, tu público tampoco lo estará. Así que practica de nuevo hasta que lo hagas bien.
  • Conscientemente, involucra la participación de tu audiencia. Esta es la fuerza de este tipo de comunicación, así que nunca dejes que tu expresión oral sea un despotricamiento unidireccional hacia ti mismo.
  • Finalmente, conviértete en un oyente activo. Un comunicador oral efectivo no sólo habla, sino que también escucha activamente a su audiencia.

La comunicación (oral) a distancia ha hecho del mundo un lugar más pequeño y accesible. Los teléfonos móviles, VOIP, videoconferencias, etc. son todas expansiones modernas de la comunicación a distancia. Y en este tipo de comunicación, tu tono de voz y ritmo de entrega tienen prioridad sobre otras expresiones.

Para una comunicación oral efectiva a distancia,

  • Dale mayor prioridad a tu escucha. Cuando no escuchas, encontrarás que varias personas intentan hablar al mismo tiempo, socavando el valor de esta forma de comunicación.
  • Habla un poco más despacio de lo que lo harías en la comunicación cara a cara. Esto asegurará que sigas siendo consciente de los sutiles matices de tu tono, y que el receptor tenga tiempo de captar lo que transmites.
  • Siempre repite lo que entiendes cuando escuchas. Este tipo de comunicación no tiene en cuenta las señales no verbales que recibiría en la comunicación cara a cara (que pueden indicar expresiones sutiles como ira, amabilidad, receptividad, sarcasmo, etc.) Así que parafrasea lo que entiendes y confirma que esto es en realidad lo que la otra parte también quería transmitir.
  • Cuando sea apropiado, usa tu cara amigable con una sonrisa en tus labios. Tu tono transmitirá automáticamente tu receptividad a la otra persona. (Esto puede no ser apropiado si esperas transmitir una advertencia por teléfono, así que asegúrate de que tu cara se adapte a tu mensaje).
  • Finalmente, respalda esto con comunicación escrita cuando sea posible.

Comunicación escrita

Hace unas décadas, la comunicación escrita dependía del viejo y confiable cartero cuando escribíamos a personas que estaban lejos. En raras ocasiones, esto también incluía la nota formal o el aviso legal del banco, el propietario, etc. ¡Qué sorpresa entonces que este tipo de comunicación se haya apoderado de todos los aspectos de nuestro mundo!

Piénsalo, si unes toda la comunicación escrita con la que te comprometes en un día – los mensajes de texto que envías a través de tu elegante móvil, tus actualizaciones de Facebook y Twitter, los correos electrónicos personales y profesionales, diablos, incluso los blogs que escribes – superaría con creces cualquier otra comunicación verbal que disfrutes. ¿Correcto? Tiene sentido entonces ser un profesional absoluto en este tipo de comunicación. A continuación se enumeran 3 reglas que pueden ayudarte a conseguirlo.

  • Sigue una estructura clara para que tu comunicación no esté por todas partes. Esto puede incluir una breve introducción, agenda, cuerpo del mensaje y conclusión. La inteligencia y la eficacia de tu comunicación radica en cómo eres capaz de captar esta estructura en tu modo de comunicación (correo electrónico, mensaje de texto, actualización rápida del estado en las redes sociales).
  • Aclara el contexto de tu comunicación siempre que sea posible. Esto puede parecer una exageración para un mensaje de texto inofensivo. Pero te sorprendería la cantidad de comunicación (escrita) aparentemente inofensiva que llega a los ojos y oídos equivocados. Así que ten cuidado de asegurarte de que tu contexto sea razonablemente claro, sin importar quién sea el destinatario.
  • Siempre hay que pecar de precavido. Hay muy pocos casos en los que la comunicación escrita es puramente formal (dirigida a compañeros profesionales y personas mayores o terceros), o puramente informal (dirigida sólo a su círculo inmediato de amigos/familiares). Más a menudo, si cae entre estos dos modos. Por lo tanto, juega seguro adaptando un tono semiformal, manteniendo tu comunicación limpia (en lenguaje y expresión) y abierta (sin ofender a ningún grupo). Créenos cuando decimos que es mucho mejor que tus amigos piensen en ti como un comunicador «rígido», en lugar de que tu jefe te vea como un comunicador «ofensivo»!

Comunicación no verbal

Este tipo de comunicación es más sutil, pero mucho más poderosa. Incluye toda la gama de posturas y gestos físicos, el tono y el ritmo de la voz, y la actitud con la que te comunicas.

En las últimas décadas, los expertos en lenguaje corporal han revelado cómo la postura que adoptas, los gestos con las manos que apruebas y otras facetas de tu personalidad física afectan a tu comunicación. Vale la pena dedicar unas horas a ponerse al día en los gestos básicos del lenguaje corporal, para no enviar inadvertidamente mensajes mezclados con tus gestos y tu habla. También puedes usar esto para apoyar tu mensaje, haciéndolo más impactante.

Pero a pesar de lo que le digan estos expertos, habrá momentos en los que el lenguaje corporal al que debe adaptarse contrastará completamente con la forma en que se siente (como usar una postura «amistosa» cuando te sientes amenazado o intimidado internamente).

 

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